Adeline Jahan

Chef de projet événementiel
- Freelance -
Event PROJECT MANAGER

Qui suis-je

Freelance disponible pour des missions à la journée, la semaine ou au mois, en fonction des besoins de mes clients: agences événementielles, services de communication, PCO et tout type d'organisation.

Avec 17 ans d'expérience, j'ai travaillé à la réussite de congrès, conférences et séminaires, pour des associations scientifiques, entreprises mais aussi pour des particuliers, clientèle particulièrement exigeante.

Avec le COVID, j'ai pris le tournant de l'hybridation des événements en gérant tout ou partie d'événements virtuels pour le compte d'agences événementielles : dynamisations ou TB virtuels, gestion plate-forme webcast, production de contenus vidéos, coordination d'événements hybride ou digital : pré-event, live et post-event.

Je peux ainsi m'adapter facilement à tout type d'événement, en le gérant de A à Z ou en m'intégrant à une équipe à tout moment du projet, lorsque le besoin se fait sentir.

Disponible dans toute la France (basée sur la Côte d'Azur), je peux également me déplacer en Europe et à l'international (anglais professionnel courant) :

Rigoureuse et autonome
Organisée, experte en « to-do list » !
Voyageuse, un tour du monde à mon actif
Un peu artiste… photographe par passion
Épicurienne et débrouillarde

N'hésitez pas à me contacter pour plus d'informations.

English

Presentation

With 17 years of event management experience, I have innovative ideas as well as organisation and time management skills. Having worked in a PCO with scientific organisation and also business and private clients for many years, my experience is malleable to all kinds of events.

I am used to managing congresses, conferences, meetings, private celebrations, from start to end or dip in whenever needed; working with a client on their requirements and objectives to make their event really come to life.

COVID allowed me to develop skills in managing hybrid and digital event.

I am available for your projects in France and abroad. I am based on the French Riviera next to Cannes.

Please contact me for any enquiry at:

hello [at] adelinejahan.com

English Presentation

COMPéTENCES

[ TYPES D'ÉVÉNEMENTS ]

Séminaire, conférence, standalone, congrès,

soirée, dîner de gala...

Et cette même liste en version hybride :)

[ COORDINATION GÉNÉRALE ]

Création et gestion du budget

Elaboration de recommandations

Relation avec le client en votre nom

Gestion du rétro-planning général

Recherche de lieux

Gestion des VIP, conférenciers, invités

Contrôle et coordination de la chaîne graphique des éditions web et papier

Conseil, choix et suivi de la prestation traiteur

Mise en œuvre technique et relations avec tous les prestataires

Gestion d'une exposition et relation avec les sponsors

Gestion du planning des sessions et du programme scientifique

Organisation du programme social

Planning et réservation du personnel vacataire

Gestion de transferts

Gestion des conférenciers

[FORMATION]

- 2021 -

Formation Evénementiel Digital - Comeeti

- 2008 -

Anglais - TOEIC (975/990)

- 2000 à 2002 -

Maîtrise multimédia & audiovisuel

[ OUTILS ]

SpotMe

Pack Office

Etouches

FileMaker

Offre de services

références

[ AGENCES EVENEMENTIELLES ET PCO ]

. A.D.R / Cannes

. Agence 008 / Paris

. Beautiful Monday / Paris

. Colloquium et C Connect / Paris

. Connect Factory / Paris
. CWT-Ormès / Paris

. Egg Events / Paris

. Extreme Event / Paris

. Hopscotch Event et PCO / Paris

. Lever de Rideau / Paris

. MCI / Paris

. Meeting & Co / Nice

. Mondial Events / Lyon

. Øconnection / Paris
. Phenix Events / Côte d'Azur

. Richard Attias & Associates / Paris

. Universal World Events / France et UK

[ AUTRES ORGANISATIONS ]

. Plateforme webcast : SpotMe

. Régie et pré-projection : Meeting Solutions Architect, Open Slide & Services, We Love Details

. Traiteur : Lenôtre Côte d'Azur

. Société Française de Radiologie

Références

Réalisations

EXPéRIENCES

[ ÉVÉNEMENTS PRÉSENTIELS ou HYBRIDES ]

. Séminaires et conventions / Laboratoires Pharma
depuis 2015 - France et Europe - 50 à 200 pax

Pour l'agence EGG : événements hybrides, coordination logistique : hôtel, lieu, transferts, staff on-site, traiteur, signalétique, gestion du budget et production : coordination équipes A/V et streaming, création conduite, suivi des éditions, gestion plate-forme InventApp et SpotMe

Pour l'agence MCI : séminaires internes ou standalones. Gestion logistique et production des dossiers, lieux, hôtels, team-building, traiteur, A/V, signalétique, transferts, budget et réédition, etc

. Cérémonie de Remise de Trophées

Décembre 2022 / Centre R&D Saclay / 100 pax

Pour l'agence Beautiful Monday : coordination production des contenus, production des vidéos, identité visuelle, application vote, post-production des vidéos.

Convention internationale / Leader mondial ingénieurie

Juillet 2022 / Longchamp / 300 pax

Pour l'agence Hopscotch : direction logistique, gestion du lieu, traiteur, personnel accueil et TL, sécurité, signalétique, hébergement, transferts, planning make-up, plans de table...

. Forum International / Laboratoire pharma
Mars 2020 / Noordwijk - Pays-Bas / 150 pax (annulé)

Pour l'agence Egg : direction logistique de l'événement : hébergement, transferts, team-building, soirée et animations, site d'inscriptions

. Colloque International / Actuaires
Mai 2020 / Paris / 500 pax (annulé)

Pour l'agence Egg : chef de projet de l'événement : coordination avec le lieu (Palais Brongniart), gestion du site web, gestion programme social (activités touristiques à Paris et dîner de gala), gestion sponsors et exposition, coordination technique (webcast, besoins A/V)

. Forum International interne / Groupe IT
Pour l'agence Extreme : réponse appel d'offre pour événement en 2020 et 2022 sur diverses destinations européennes / Chantilly - Amsterdam - Milan 100 pax

. Meetings / Laboratoire pharma
Octobre et Novembre 2019 / Chantilly - Amsterdam 100 pax

Pour l'agence Egg : responsable logistique

. Convention / Groupement de Pharmacies
Mars 2019 / Nantes - 200 pax

Pour l'agence Oconnection : responsable logistique sur la gestion des transferts gares, aéroports et soirées Nantilus, Westotel, Planète Sauvage

Juin 2019 / Chantilly - 250 pax

Pour l'agence Oconnection : responsable production sur la gestion budget, hôtel, traiteurs, soirée au Domaine de Chantilly, Prix de Diane

[ ÉVÉNEMENTS DIGITAUX ]

. Divers événements digitaux

Octobre 2020 à Juillet 2021 / 40 à 300 participants

Création budget et recommandation / Gestion studios et plate-formes webcast / Recherche puis coordination prestataires animations digitales (cooking class, cours yoga, chorale virtuelle) / livraison box F&B / Goodies / Décoration scénique, plantes, signalétique / Suivi du lissage slides / Suivi budgétaire

. Conférence de presse digitale

Janvier 2021 / Région parisienne / 30 journalistes

Pour l'agence Egg : chef de projet : rétroplanning, coordination des prestataires déco, A/V et streaming, préparation roadbook et conduite, gestion site et emailings

. Coordination live

Octobre 2020 à Juillet 2021

Pour SpotMe : Briefing des speakers, gestion de l'interactivité (lancement sondages, gestion Q&A, notifications)

pour une vingtaine d'événements digitaux : congrès, conférences, sommet international, symposium...

. Production de vidéos

Octobre - Mai 2021

Coordination entre le client et l'agence de production vidéo, rédaction du script, recherche de contenus

[ SOIRÉES et RÉCEPTIONS de PRESTIGE ]

2006 à 2015 / de 150 à 1200 pax
Coordination des prestataires,
Recherche de lieux et d'animations,
Gestion des transferts

. Nestlé, soirée de gala - Café de Paris et Black Legend, Monaco
. Le Crédit Lyonnais, soirée de remise des trophées - La Rotonde de Lérins, Palais des Festivals de Cannes
. PHC, soirée de gala - Pavillon d'Armenonville et Pavillon Gabriel, Paris
. SFETD, soirées des congrès - Bateaux-Mouches de Paris, l'Ancienne Douane à Strasbourg, Château de la Poterie à Nantes
. Louis Vuitton Trophy, soirée de gala et déjeuners de travail - Port de nice, Colline du Château, Palais des Congrès
. EAO, dîner VIP des conférenciers - Villa Rothschild à saint jean Cap Ferrat
. Cocktail et soirée de gala au Palais Universitaire de Strasbourg
. Dîners VIP au Musée Jacquemart-André et au Pavillon Ledoyen, Paris

[ AUTRES ÉVÉNEMENTS ]

. Séminaire / Laboratoire pharma
2017 - 2018 - 2019 / Séville - Lisbonne - Rome / 400 pax

Pour l'agence Egg : réponse à l'appel d'offres puis coordination logistique et production de l'événement : hébergement, transferts, team-building, organisation des conférences et technique en salles

. Festival de Cannes
Mai 2014 à 2019 / Cannes

En amont : organisation de divers événements dans le cadre du Festival pour l'agence A.D.R : suivi clientèle, gestion du budget, coordination prestataires

Pendant le Festival : responsable de production / La Plage du Majestic pour l'agence A.D.R
. Organisation de 7 soirées en 10 jours entre 500 et 1500 pax

. Festival de Cannes / Dessange
Mars - Mai 2018 / Cannes

Pour l'agence A.D.R : suivi logistique et production d'un événement de relations presse sur lequel étaient invitées des journalistes mode et beauté.

. Conférence internationale / Laboratoire pharma

Février 2017 / CCC de Lyon / 350 pax

Pour l'agence Egg : Chef de projet contenu : gestion budget, prestataires audiovisuels et digitaux, team-building, gestion de la soirée de gala, signalétique

. Grand Prix de Monaco / L'Oréal

Mai 2016 / Monaco / 35 pax

Pour l'agence A.D.R : coordination logistique de l'événement "Men Escape" par L'Oréal, pendant lequel étaient invités des "vlogueurs" à vivre le Grand Prix de Monaco.

. Festival de Cannes / Sony Pictures
Mars - Mai 2016 / Cannes

Pour l'agence A.D.R : suivi de production des événements Sony Pictures dans le cadre du Festival, sur la plage de l'Hôtel Majestic à Cannes pour la sortie des films "The Angry Birds" et "The Shallows".

. Global Entrepreneurship Summit

Novembre 2014 / Marrakech / 3000 pax

Coordination des speakers et des inscriptions, pour l'agence Richard Attias & Associates

. Semaine culturelle de l'Azerbaïdjan
Juillet 2013 / Cannes / 150 à 1000 pax

. Dîner VIP - Terrasse du Palais des festivals
. Cocktail et concert de jazz - Villa Domergue
. Concert symphonique et cocktail Azeri - Palais des festivals
. Spectacle de musiques en plein air - Parvis du Palais
. Expositions d'arts - Palais des Festivals

Coordination générale des prestataires et des lieux, budgets et plannings, gestion de la campagne d'affichage à Cannes (sur Palais, hôtels et espaces publics), coordination des équipes de production

[ APPELS D'OFFRES pour ÉVÉNEMENTS ]
2013-2023 / de 50 à 3000 pax
Elaboration du budget en anglais/ français
Recherche d'hôtels et de lieux
Rédaction de recommandations

Recherche et coordination des prestataires

[ CONGRÈS ]
2006 à 2020 / de 300 à 18 000 pax

Coordination générale : gestion lieux et prestataires, programme social, invités et VIP, promotion, réunions clients, budget, régie, plannings, etc.

. Journées Françaises de Radiologie
. Congrès de la SFPT
. Congrès Mondial de Stérilisation
. Congrès des Sociétés d'Economie Mixte
. Congrès de la Société Française des ORL
. Congrès et Journées Thématiques de la Douleur
. Conférence internationale sur l'Hépatite

Palais des Congrès de Paris, Nantes, Strasbourg, Nancy, Rouen, le CNIT, Espace St Martin, les Salons Vianey et Palais Bourbon (Paris)

Exemple : Congrès de la SFPT
2016 - 2017 / Nancy - Rouen / 400 pax

Pour l'agence Egg, organisation logistique du congrès : Gestion du lieu congrès, Coordination des prestataires, Gestion des éditions et de la signalétique : programmes, affiches, kakémonos, goodies et du site web du congrès, Gestion administrative et logistique des orateurs et des résumés, Organisation de la soirée de gala et du programme social, Gestion des partenariats financiers, Suivi budgétaire